Projet pilote de trois ans pour la lettre de voiture électronique

Le gouvernement aimerait vérifier la fiabilité et la sécurité d'une version électronique de la lettre de voiture, et lance à cet effet une période test de trois ans durant laquelle une telle lettre pourra être utilisée pour les transports routiers effectués à l'intérieur des frontières de la Belgique.

Lettre de voiture

Pour rappel, la lettre de voiture est un document contractuel qui harmonise les conditions générales des transports terrestres internationaux de marchandises par route, et qui traite de la responsabilité du transporteur. La lettre de voiture électronique comporte quelques spécificités.

Ainsi, les lettres de voiture électroniques doivent être pourvues d'un numéro unique précédé de la lettre B. Cette numérotation doit être continue et doit permettre d'identifier le fournisseur de la lettre de voiture.

Parallèlement, les fournisseurs doivent tenir à jour une liste des lettres de voiture électroniques établies au moyen de leur technologie. Cette liste reprend le numéro, la date d'établissement et les nom et adresse des utilisateurs, et est communiquée au minimum tous les trois mois au Directeur général de la Direction générale Transport routier et Sécurité routière du SPF Mobilité et Transports ainsi qu'au chef du contrôle des impôts sur la valeur ajoutée du ressort du contribuable ayant établi la lettre de voiture électronique.

La lettre doit être accessible pour l'expéditeur ou le commissionnaire, ainsi que pour le transporteur et le destinataire. Elle doit également pouvoir être présentée à toute réquisition des agents chargés du contrôle.

L'entreprise de transport doit conserver cette lettre électronique au moins pendant les cinq ans qui suivent la date du transport. Les lettres conservées doivent être classées par ordre chronologique, d'une manière permettant un contrôle aisé par les agents compétents, qui peuvent également en demander une impression.

Si le destinataire en fait la demande, l'expéditeur doit immédiatement faire parvenir par la poste une impression de la lettre de voiture électronique.

Validité par rapport à la version papier

Toutes les données qui doivent figurer sur les lettres de voiture papier doivent également figurer sur la lettre de voiture électronique. En outre, la lettre de voiture électronique ne peut être utilisée que pour autant que les conditions suivantes soient remplies, sous peine d'exclusion du projet pilote :

les fournisseurs de la technologie utilisée doivent avoir introduit une demande de participation au projet pilote avant le 1er août 2015, soit neuf mois avant l'entrée en vigueur des présentes modalités ;

le fournisseur doit avoir joint à sa demande des explications quant au fonctionnement du système et avoir démontré sur la base d'une documentation que la technologie utilisée satisfait aux dispositions du protocole E-CMR ;

le fournisseur devait obtenir confirmation écrite du Directeur général de la Direction générale Transport routier et Sécurité routière du SPF Mobilité et Transports qu'il a été autorisé à prendre part au projet pilote. L'autorisation ou le refus à participer au projet pilote devait être notifié au fournisseur dans les trois mois à compter du jour suivant celui de sa demande ;

au moins une fois tous les trois mois, le fournisseur doit notifier les modifications éventuelles apportées au système ; et

le fournisseur est tenu de notifier immédiatement chaque transporteur, expéditeur ou commissionnaire auquel il met sa technologie à disposition.

Toutes les demandes et notifications visées dans ces différentes conditions doivent être adressées au Directeur général de la Direction générale Transport routier et Sécurité routière du SPF Mobilité et Transports, par voie électronique à l'adresse e-mail "lettredevoitureelectronique@mobilit.fgov.be" ou par courrier au SPF Mobilité et Transports, DG Transport routier et Sécurité routière, rue du Progrès 56, 1210 Bruxelles.

De manière générale, le fournisseur est tenu de suivre les instructions du Directeur général et de lui fournir toutes les informations utiles dans le cadre de l'exécution du projet pilote.

Signalons enfin que la lettre de voiture électronique n'aura la même valeur que la version papier que pour autant qu'elle satisfasse aux dispositions du protocole additionnel du 20 février 2008 à la Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route (protocole E-CMR), qu'elle ait été établie au moyen de la technologie d'un fournisseur autorisé, et qu'elle soit utilisée par un utilisateur notifié.

Entrée en vigueur

Ces modalités du projet pilote de lettre de voiture électronique entrent en vigueur le 1er mai 2016, soit 10 jours après leur publication au Moniteur belge.

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