Dépenses propres à l'employeur : utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles

Il n'est pas rare que votre travailleur utilise son véhicule personnel pour se rendre chez un client ou un fournisseur. L'indemnité que vous lui versez constitue une dépense propre à l'employeur, laquelle est en principe déductible au titre de frais professionnels en ce qui vous concerne et exonérée d'impôts dans le chef du travailleur. En principe, car certaines conditions doivent être réunies. Voici un bref aperçu de la réglementation.

Dépenses propres à l'employeur

Il s'agit de dépenses, en principe, à charge de l'employeur. Dans les faits, elles sont toutefois avancées par le travailleur et remboursées, a posteriori, par l'employeur. Normalement, ce remboursement n'est pas considéré comme un revenu imposable pour le travailleur et est déductible au titre de frais professionnels dans le chef de l'employeur.

Les frais liés à l'utilisation d'un véhicule personnel pour les déplacements de service effectués pour le compte de l'employeur sont un exemple type de dépenses propres à l'employeur.

Conditions

L'intervention de l'employeur n'est admise par le fisc que :

si l'indemnité est calculée sur la base des kilomètres effectivement parcourus;

si l'indemnité est calculée sur la base des indemnités équivalentes allouées par l'Etat aux membres de son personnel.

Indemnités équivalentes

La puissance du véhicule de même que la fonction exercée n'entrent nullement en ligne de compte. L'indemnité kilométrique est calculée sur la base d'un montant unique fixé chaque année. Pour la période du 1er juillet 2011 au 30 juin 2012 inclus, celui-ci s'élève à 0,3352 euros par kilomètre.

Selon le fisc, l'indemnité versée par l'employeur pour l'utilisation du véhicule personnel est censée couvrir les frais réels dans la mesure où elle est calculée sur la base du chiffre précité. Si tel est le cas, cette intervention ne constitue pas un avantage pour le travailleur.

Le nombre de kilomètres parcourus ne peut toutefois être anormalement élevé. L'administration fiscale a ainsi fixé la limite annuelle à 24.000 km. Si le nombre de kilomètres parcourus chaque année est supérieur à ce chiffre et fait l'objet d'une indemnisation forfaitaire, l'administration peut procéder à un contrôle et exiger des preuves supplémentaires quant aux kilomètres parcourus et aux frais de voiture engagés. La jurisprudence rejette toutefois ce point de vue. La présomption de non-imposabilité de l'indemnité kilométrique forfaitaire est absolue et ce même si le travailleur parcourt plus de 24.000 km par an. Cette indemnité n'est imposable que si le fisc est en mesure de prouver qu'il s'agit d'une rémunération déguisée.

Indemnités couvrant les déplacements domicile-lieu de travail

On entend par déplacement domicile-lieu de travail, tout déplacement (aller et retour) effectué par le travailleur pour se rendre de son domicile à son lieu de travail fixe. Il peut avoir plusieurs lieux de travail fixes. Si le trajet ne doit pas forcément être le plus court, il doit en revanche pouvoir être considéré comme normal compte tenu de la distance, du trafic, du type de route et de la durée du déplacement.

Les frais supportés pour se rendre au travail sont en principe à charge des travailleurs. Les interventions de l'employeur dans ces frais sont dès lors imposables et doivent être mentionnés sur la fiche fiscale 281.10.

 Contrairement aux dirigeants d'entreprise, les travailleurs salariés peuvent bénéficier d'une exonération pour les interventions patronales à condition toutefois que le montant de leurs frais professionnels soit fixé forfaitairement. Les travailleurs qui justifient leurs frais professionnels réels ne peuvent prétendre à cette exonération.

Le montant de l'exonération fiscale varie en fonction du moyen de transport emprunté par le travailleur pour ses déplacements domicile-lieu de travail (pour autant qu'il ne fasse pas valoir ses frais réels) :

transports publics en commun (train, tram, bus, métro) : l'indemnité allouée par l'employeur est intégralement exonérée;

 transport collectif organisé par l'employeur : l'indemnité octroyée par l'employeur est exonérée à concurrence d'un montant maximum correspondant au prix d'un abonnement de train première classe pour la distance parcourue;

autre moyen de transport (voiture, moto, ...) : l'indemnité octroyée par l'employeur est exonérée à concurrence d'un montant maximum de 350 euros.

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