Kosten eigen aan de werkgever: beroepsgebruik van de privéwagen

Het komt vaak voor: uw werknemer gebruikt zijn privéwagen voor een bezoek aan een klant of leverancier. De vergoeding die u als werkgever hem daarvoor betaalt, zijn kosten eigen aan de werkgever: in principe geen belastbaar inkomen voor de werknemer en beroepskosten voor de werkgever. In principe, want er zijn voorwaarden. Een overzicht.

Kosten eigen aan de werkgever

Kosten eigen aan de werkgever zijn kosten die in principe ten laste zijn van de werkgever maar worden voorgeschoten door de werknemer. De werkgever betaalt ze dan later terug. De terugbetaling is in principe geen belastbaar inkomen voor de werknemer. Voor de werkgever zijn dit dan aftrekbare beroepskosten.

Een typisch voorbeeld van kosten eigen aan de werkgever zijn kosten voor het gebruik van een eigen wagen voor een dienstverplaatsing in opdracht van de werkgever.

Voorwaarden

De vergoeding die de werkgever betaalt, wordt fiscaal aanvaard indien:

de berekening van de vergoeding gebeurt op basis van de werkelijk afgelegde kilometers;

de berekening gebeurt volgens gelijkaardige vergoedingen die de Staat aan zijn personeel toekent.

Gelijkaardige vergoedingen

Het vermogen van de wagen en de uitgeoefende functie spelen geen enkele rol. Er is maar één bedrag geldig voor de kilometervergoeding en dat wordt jaarlijks berekend. Voor de periode van 1 juli 2011 tot en met 30 juni 2012 is dit 0,3352 euro per kilometer.

De vergoeding die een werkgever aan zijn werknemer betaalt voor het gebruik van zijn eigen wagen en deze berekent op basis van dit cijfer wordt door de fiscus geacht werkelijke kosten te dekken en houdt dus geen voordeel in voor de werknemer.

Het aantal afgelegde kilometers mag wel niet abnormaal hoog zijn. De fiscale administratie stelt de grens op 24.000 km per jaar. Worden jaarlijks meer kilometers gereden en forfaitair vergoed, dan kan de administratie een onderzoek instellen en bijkomende bewijzen van gereden kilometers en gemaakte autokosten eisen. Rechtspraak verwerpt dit standpunt. Het vermoeden van niet-belastbaarheid van de forfaitaire kilometervergoeding is absoluut, ook wanneer er jaarlijks meer dan 24.000 km wordt gereden. Zelfs dan moet de fiscus kunnen bewijzen dat de vergoeding een verkapte bezoldiging is vooraleer ze belastbaar is.

Vergoedingen m.b.t. woon-werkverplaatsingen

Het woon-werkverkeer is de verplaatsing, heen en terug, tussen de woonplaats en een vaste plaats van tewerkstelling. Er kunnen meerdere vaste werkplaatsen zijn. Het traject moet niet per se het kortste zijn, maar datgene wat gelet op de afstand, de verkeersdrukte, de aard van de weg en de duur van het traject als normaal kan worden beschouwd.

De kosten die werknemers maken om naar hun werk te rijden, zijn in de regel eigen kosten van de werknemers. De tussenkomsten van de werkgever in die kosten zijn bijgevolg belastbaar en moeten op de loonfiche 281.10 worden aangeduid.

Werknemers kunnen voor de tussenkomsten van de werkgever een vrijstelling genieten (bedrijfsleiders niet). Voorwaarde is wel dat de beroepskosten van de werknemer forfaitair worden bepaald. Werknemers die hun werkelijke beroepskosten bewijzen, kunnen niet van de vrijstelling genieten.

De fiscale vrijstelling is afhankelijk van het door de werknemer gebruikte vervoermiddel voor het woon-werkverkeer (en telkens op voorwaarde dat de werknemer zijn werkelijke kosten niet bewijst):

openbaar vervoer (trein, tram, bus, metro): de door de werkgever toegekende vergoeding wordt voor het volledige bedrag vrijgesteld;

gemeenschappelijk vervoer georganiseerd door de werkgever: de door de werkgever toegekende vergoeding wordt vrijgesteld voor een bedrag dat maximaal gelijk is aan de prijs van een treinabonnement eerste klasse voor dezelfde afstand;

ander vervoermiddel (auto, motorfiets, ...): de door de werkgever toegekende vergoeding wordt voor een maximumbedrag van 350 euro vrijgesteld.

27.12.2016

Ik heb met een niet-verzekerde auto een ongeval veroorzaakt. Nu zou ik graag weten of het slachtoffer schadeloosgesteld zal worden en of ik problemen kan krijgen. Lees meer

22.12.2016

Bellen tijdens het rijden: verzekeraars luiden de alarmbel Lees meer

30.11.2016

Burn-out wordt erkend als beroepsgerelateerde ziekte Lees meer

28.11.2016

Een arbeidsongeval tijdens de pauze: kan dat? Lees meer

NIEUWSBRIEF
website door Kluwer EasyWeb

We gebruiken cookies om uw taalvoorkeur bij te houden en surfervaring op deze website gemakkelijker te maken. Meer weten[OK]